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La Fatturazione Elettronica

Con l'avvento della fatturazione elettronica sono cambiate le modalità di scambio dei dati: dalla classica gestione "per documenti" a quella per "flussi di dati". Quest'innovazione rappresenta l'occasione ideale per iniziare a ridisegnare i processi amministrativi e valorizzare le relazioni con fornitori, clienti ed intermediari

La fatturazione elettronica, entrata in vigore il 1° gennaio 2019, impone a tutti gli operatori economici coinvolti di emettere le fatture in un formato digitale predefinito ed immetterle nel circuito di consegna messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, affinché possa essere recapitata al rispettivo destinatario.

Il nuovo sistema introduce quindi due importanti innovazioni:

  • un unico formato del documento di vendita (formato XML), il quale potrà contenere tutte le informazioni obbligatorie e facoltative in un formato file strutturato ed interrogabile
  • un'unica interfaccia di comunicazione per lo scambio dinamico dei documenti fra gli operatori (Sistema di Interscambio)

Tralasciando i vari problemi e i costi che la nuova incombenza ha avuto sugli operatori economici, in particolare quelli meno strutturati, il sistema della fatturazione elettronica può essere visto come un'importante occasione per migliorare i processi amministrativi ed innovare le procedure gestionali.

Il nuovo formato della fattura elettronica consente infatti di standardizzare le informazioni veicolate attraverso il documento stesso, di conseguenza, anche l'elaborazione automatica dei dati in essa contenuti (sia dal file XML che tramite web service).

Il primo vantaggio che ne deriva è quindi il caricamento automatico nel gestionale dei dati contenuti in fattura (dati generali, pagamento, beni, documenti di consegna, ...), con una conseguente riduzione del lavoro umano e dei potenziali errori, una minimizzazione dei costi e una riduzione dell'impatto ambientale.

Il vero valore aggiunto della fatturazione elettronica è però rappresentato dall'automatizzazione dei processi amministrativi che potenzialmente possono essere implementati analizzando pienamente il file XML della fattura elettronica, ecco alcuni esempi:

  • Analisi del codice dell'ordine di acquisto: se in fattura è riportato il codice dell'ordine di acquisto è possibile associare automaticamente la fattura del fornitore all'ordine di acquisto del cliente;
  • Analisi dei dati relativi ai documenti di consegna: se la fattura contiene gli estremi dei documenti di consegna (data e numero) è possibile associare automaticamente la fattura del fornitore con le relative bolle di consegna;
  • Analisi dei dati relativi ai beni acquistati: se la fattura contiene il codice articolo è possibile associare automaticamente gli ordini di acquisto e le bolle di consegna (richiede preventivamente l'importazione del catalogo/listino prodotti del fornitore);
  • Analisi dei dati di pagamento: se in fattura sono indicate le condizioni di pagamento è possibile verificare automaticamente le scadenze di pagamento con il proprio scadenzario;
  • Operazioni di supporto alla gestione contabile: esportazione automatica dei file XML e dei dati di sintesi.

Ovviamente queste integrazioni possono funzionare solo quando si fa un uso consapevole degli strumenti informatici. Purtroppo, non sempre le fatture elettroniche riportano le informazioni complete, in alcuni casi, sono solo la trasposizione del documento cartaceo. Occorre però precisare che solitamente questo tipo di integrazioni vengono effettuate con partner con i quali si intrattengono stretti rapporti d'affari e che generano un flusso dati degno d'attenzione per volumi o interazioni.

La fatturazione elettronica è insomma il pretesto per invitare i manager ad una riflessione sull'uso degli strumenti informatici, sicuramente il mezzo più semplice e versatile per migliorare ed innovare i processi amministrativi e gestionali, oltre che una formidabile leva per potenziare la crescita e la competitività.